Bedrijfsvoering

In deze subparagraaf wordt het onderwerp financiële rechtmatigheid behandeld en wordt een toelichting gegeven op de rechtmatigheidsverantwoording van het College van Burgemeester en Wethouders. De rechtmatigheidsverantwoording zelf is opgenomen als aparte paragraaf in de jaarrekening 2024.
Achtergrond
Met ingang van de Jaarstukken 2023 moet het College van Burgemeester en Wethouders een rechtmatigheidsverantwoording opstellen en in de paragraaf Bedrijfsvoering ingaan op het onderwerp rechtmatigheid.
Dit is het tweede jaar dat het College van Burgemeester en Wethouders de rechtmatigheidsverantwoording heeft opgesteld.  Doorontwikkeling moet de komende jaren niet alleen op gemeentelijk, maar zeker ook op landelijk niveau nog plaatsvinden.
Naast doorontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording is er binnen onze gemeente ook sprake van doorontwikkeling op het gebied van de begroting en het versterken van de financiële functie. Ontwikkelingen die nauw met elkaar samenhangen. In dit licht is het extra belangrijk om de dialoog over de financiële rechtmatigheid tussen college en raad gaande te houden. Daarmee wordt het doel van de invoering van de rechtmatigheid – om de bestuurlijke dialoog te bevorderen – nog meer van belang.
Bruto versus netto onrechtmatigheid
Op het gebied van de begrotingsrechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen bruto en netto onrechtmatigheid. Alle significante afwijkingen, groter dan de rapportagegrens, zijn bruto onrechtmatig. Vervolgens is getoetst in hoeverre deze afwijking past binnen de afspraken die zijn gemaakt met de raad, we noemen dit acceptabele overschrijdingen. Wat acceptabel is valt terug te lezen in de financiële verordening. De afwijkingen die niet passen binnen de afspraken met de raad noemen we de netto onrechtmatigheid. De netto onrechtmatigheid is gelijk aan de bruto onrechtmatigheid, minus de “acceptabele” afwijkingen.
Verantwoordingsgrens
De verantwoordingsgrens is vastgesteld op 2% van het lastentotaal en bedraagt € 3.565 duizend.
Wanneer de totale netto onrechtmatigheid boven de verantwoordingsgrens uitkomt, moet worden geconcludeerd dat er sprake is van niet financieel rechtmatig handelen.
De bevindingen in de rechtmatigheidsverantwoording
Het college concludeert dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Het totaal aan netto financiële rechtmatigheidsfouten bedraagt € 2.053 duizend (1.15%).

In onderstaande tabel is een cumulatief overzicht opgenomen van geconstateerde rechtmatigheidsfouten over 2024. Onder de tabel leest u een nadere toelichting  aan de hand van de verschillende criteriums die voor de rechtmatigheidsverantwoording van toepassing zijn.   Daarnaast zijn de constateerde fouten boven de rapporteringsgrens van € 60.000 benoemd. Tot slot zijn de belangrijkste maatregelen opgenomen.

A. Toelichting bevindingen begrotingscriterium
Het begrotingscriterium gaat over de vraag: zijn alle gerealiseerde baten en lasten in overeenstemming met de door de raad vastgestelde programmabegroting inclusief alle goedgekeurde begrotingswijzigingen?
Hierbij geldt als uitgangspunt dat:

• Alle overschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van baten (m.a.w. negatieve financiële effecten) ten opzichte van de vastgestelde begroting onrechtmatig zijn;
• Alle onderschrijdingen van lasten en overschrijdingen van baten (m.a.w. positieve financiële effecten) ten opzichte van de begroting onrechtmatig zijn wanneer deze niet zijn toegelicht in het eerstvolgende P&C document.

De over- en onderschrijdingen van lasten en baten worden toegelicht in het onderdeel ‘Wat heeft het gekost?’ per programma.
Het belangrijkste instrument om over- en onderschrijdingen van lasten en baten tijdig bij de raad te melden, deze door de raad te laten autoriseren, en daarmee begrotingsonrechtmatigheid te voorkomen; is de bestuursrapportage. Deze moet een zo goed mogelijke prognose vormen van de verwachte eindstanden van lasten en baten, om zo vroegtijdig afwijkingen te signaleren en een goede voorspelling te kunnen geven voor het jaarrekeningresultaat. Het college stelt zich als doel om de kwaliteit van de financiële beheersing in de brede zin en de  bestuursrapportages specifiek op dit punt te verbeteren.  Dit vraagt een investering in de financiële functie, waarvoor voor 2024 t/m 2027 middelen beschikbaar zijn gesteld. Het project versterken financiële functie is inmiddels opgestart.
De raad stelt de begroting vast op themaniveau. In de jaarstukken zijn de kosten dit jaar voor het eerst ook op themaniveau verantwoord. De controle op de begroting is daardoor dit jaar op themaniveau in plaats van op taakveldniveau gedaan.
Fouten in het kader van overschrijding van de exploitatiebudgetten begroot versus werkelijk is als volgt opgebouwd (1, cumulatief € 877 duizend):
Overschrijding lasten (thema’s):

1. Vitaal en gezond                           € 220 duizend
2. Vernieuwing omgevingsbeleid                 € 104 duizend
3. Volkshuisvesting                            € 450 duizend

Onderschrijding baten (taakvelden):

1. Vernieuwing omgevingsbeleid                        € 104 duizend

Overschrijding investeringsbudgetten is als volgt opgebouwd (2, cumulatief € 74 duizend):

1. Zuidflank Rheden 1e Fase                     € 9 duizend
2. Beiltjeshof Velp Zuid                  € 26 duizend
3. Vervanging wegdek Laakweg               € 32 duizend
4. Vernieuwing KC Robin / KC de Wensvogel         € 7 duizend

Een toelichting op de kredietoverschrijding is opgenomen in de jaarrekening, onderdeel balans en toelichting.
Er is geen sprake van een netto onrechtmatigheid op de onderdelen:

• Niet geautoriseerde reserve mutaties (3, € 0 duizend)
• Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten (4, € 0 duizend).

B. Toelichting bevindingen voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium gaat over de vraag: zijn de financiële handelingen verricht volgens de daarvoor geldende wet- en regelgeving?
De controle hiervoor richt zich op meerdere onderdelen, zoals inkoop en aanbesteding, sociaal domein en subsidies. Er zijn een aantal inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed. Deze inkopen hebben vooral betrekking op langlopende inhuur van menskracht ten behoeve van specifieke kennis. Daarnaast zijn er bij de WMO een aantal dossier niet vindbaar of niet benaderbaar wat heeft geleid tot een onrechtmatigheid.
Fouten in het kader van de naleving van de Europese Aanbestedingsregels van cumulatief € 1.091 duizend is als volgt opgebouwd:  

1. Onrechtmatige inhuur personeel                  € 828 duizend
2. Onrechtmatige inkoop ICT-diensten                     € 107 duizend
3. Onrechtmatige inkoop PMD zakken                  € 83 duizend
4. Onrechtmatige inkoop verzekeringen                  € 73 duizend

Fouten in het sociaal domein met betrekking tot ontbrekende of niet correct opgeslagen beschikkingen zijn op basis van extrapolatie geraamd op een onrechtmatigheid van €10 duizend. De daadwerkelijke bevinding bedraagt €230.
C. Toelichting misbruik-en oneigenlijk gebruik -criterium
Het misbruik- en oneigenlijk gebruik (M&O) -criterium gaat over de vraag: is er sprake van opzettelijk onjuiste of onvolledige informatieverstrekking om een financieel voordeel te behalen (misbruik) of van toekenning van financieel voordeel volgens de letter, maar tegen de bedoeling van de geldende wet- en regelgeving (oneigenlijk gebruik)?

M&O ziet toe op veel verschillende beleidsterreinen. Het M&O beleid is geïntegreerd binnen de processen, er is nog geen overkoepelend M&O-beleid opgesteld. Voor zover getoetst kon worden aan M&O-beleid op deelterreinen, zijn er geen bevindingen gedaan die de rapportagegrens overschrijden.
Het college stelt zich als doel om in 2025 een overkoepelend M&O-beleid te formuleren dat als toetsingskader kan dienen voor de rechtmatigheidsverantwoording.
Beheersingsmaatregelen
Wat ons betreft is de rechtmatigheidsverantwoording een goede ontwikkeling die naadloos aansluit op onze visie op control. Een visie waarbij we uitgaan van lerend vermogen en systematisch verbeteren van de (interne) beheersing.
Wij hechten belang aan een goede interne beheersing en zijn deze aan het verbeteren.  Het is echter ook belangrijk om realistisch te zijn. In een periode waarin we scherper aan de wind moeten zeilen en ons financieel perspectief om aandacht en capaciteit vraagt, willen wij door het stellen van prioriteiten ook in 2025 verbeteringen realiseren. We blijven sturen op de koers die we vorig jaar zijn ingezet met als belangrijke prioriteiten het beheersen van arbeidskosten (inhuur) en het versterken van de financiële functie, waarbij budgetbeheer in het komende jaar een belangrijk speerpunt zal zijn.
De uitkomsten van de rechtmatigheidsverantwoording 2024 houdt ons een goede spiegel voor op zowel de stappen die we gemaakt hebben als de stappen die we nog te zetten hebben.